Где в 1с 8.3 настроить авансы сотрудникам. «1С Бухгалтерия Предприятия» редакции «3.0»: настройка выплаты аванса и разбор нового документа «Исполнительный лист. Аванс - фиксированной суммой
Регистрация счет-фактуры на аванс необходима только в том случае, если предоплата контрагентом поступила на счет продаваемой организации, а товары еще не подгружены. Разберем, как правильно оформить счет-фактуру на аванс в 1С 8.3 несколькими способами.
Предположим, что контрагент-покупатель перечислил на счет организации некую сумму в счет будущей поставки товара. Необходимо отразить поступление денег в программе. Сделаем это с помощью документа «Поступление на расчетный счет». Для этого пройдем в журнал «Банковские выписки», находится он в разделе «Банк и касса», и оформим поступление денежных средств от покупателя.
Заполняем поля:
Вид операции – оплата от покупателя;
Рег. Номер и дата – пропускаем, так как создаются автоматически;
Плательщик – организация, от которой поступил аванс;
Сумма – указываем сумму поступившей оплаты;
Все остальные поля заполнять не нужно. Просто проверить.
А теперь рассмотрим вариант, если контрагенту был отгружен товар на большую сумму, чем внесенный авансовый платеж. Сформируются проводки с разбиением на оплату отгрузки и задолженность:
В этом случае нужно будет выставлять счет-фактуру на аванс.
И еще один вариант рассмотрим, когда поступила оплата от клиента, ее провели в 1С через документ «Поступление на расчетный счет» и в этот же день происходит отгрузка. Казалось бы, что никакого аванса быть не должно, но если посмотреть внимательно, то поступление денег оформлено раньше по времени, чем создана реализация. Проверим проводки и увидим, что программа также размещает данную сумму на счет 62.02: Дт51 - Кт62.02 «Расчеты по авансам полученным». И по реализации так же:
Дт90.02.1 - Кт41.01 – по отгруженному товару, цена приобретения товаров без НДС;
Дт62.02 - Кт62.01 - зачет аванса покупателя;
Дт62.01 - Кт90.01.1 – отражение задолженности;
Дт90.03 - Кт68.02 - начислен НДС.
Чтобы такого не происходило, нужно оформлять поступление на расчетный счет хотя бы секундой позже, чем реализация.
Перейдем к основному вопросу: как оформить счет-фактуру на аванс в 1С 8.3. Имеется два способа: автоматический и ручной. Ручной режим подразумевает создание документа «Счета-фактуры на аванс» прямо из документа «Поступление на расчетный счет». Делается это через клавишу «Создать на основании», выбрать «Счет-фактура выданный». Откроется сформированный документ. Можно проверить заполнение и провести.
Теперь рассмотрим автоматический. Находим в меню вкладку «Банк и касса», раздел «Регистрация счетов-фактур», заходим в журнал «Счета-фактуры на аванс». Открывается форма обработки, с помощью которой можно провести данное действие. Здесь проставляем период, за который нужно зарегистрировать счета-фактуры и нажимаем клавишу «Заполнить». Программа самостоятельно находит авансовые поступления и заполняет ими табличную часть:
В нижней части экрана находятся настройки этой обработки. Посмотрим, что они в себя включают.
Настройка «Нумерация счетов-фактур» - дает возможность выбора из двух вариантов:
Единая нумерация всех выданных счетов-фактур;
Отдельная нумерация счетов-фактур на аванс с префиксом А.
Дт62.01 - Кт90.01.1 – отражение задолженности;
Дт90.03 - Кт68.02 - начислен НДС.
Регистрировать счета-фактуры всегда при получении аванса;
Не регистрировать счета-фактуры на авансы, зачтенные в течении 5 календарных дней;
Не регистрировать счета-фактуры на авансы, зачтенные до конца месяца;
Не регистрировать счета-фактуры на авансы, зачтенные до конца налогового периода;
Не регистрировать счета-фактуры на авансы (г.13 ст.167 НК РФ).
По умолчанию установлен первый вариант. Это означает, что на все полученные авансы будет выписан счет-фактура.
После установки необходимых настроек нажимаем «Выполнить». Произойдет формирование счетов-фактур на аванс по отображенным поступлениям. Отсюда можно перейти в сформированный счет-фактуру и проверить правильность заполнения. Так же можно зайти в общий список документов этого вида. Для этого нужно нажать на ссылку внизу экрана «Открыть список счетов-фактур на аванс». Созданный счет-фактура будет отображаться с префиксом «А», номер «А1»:
В общем журнале «Счета-фактуры выданные» можно будет легко их отличить от других:
Если необходимо распечатать сразу несколько документов, с зажатой клавишей «Ctrl » выделяете нужные документы и отправляете на печать.
Каждый работник обязан добросовестно исполнять свои обязанности, предусмотренные трудовым договором, а каждый работодатель обязан в полном объеме и своевременно выплачивать заработную плату. Как установлено статьей 136 Трудового кодекса, зарплата должна выплачиваться минимум каждые полмесяца. Дата ее выплаты должна приходиться на 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена. Оплата за первую половину месяца условно обозначается как «аванс».
С точки зрения гражданского кодекса выплата аванса – это предварительная оплата поставки товаров, выполнения работ или оказания услуг. Аванс одна сторона передает другой при наличии встречных обязательств или договорных отношений как обеспечение исполнения своих обязательств до начала выполнения встречного обязательства.
Аванс необходимо отличать от задатка. Аванс от задатка отличается, что при неисполнении договора передавшая сторона, ответственная за неисполнение договора, теряет задаток. Если за неисполнение договора отвечает сторона, принявшая задаток, тогда задаток возвращается в двойном размере. При выдаче аванса такое правило не применяется. Аванс является частью исполнения обязательств, а не как форма их обеспечения.
Прямого определения термина «аванс» трудовое законодательство не имеет. Смысл этого термина можно трактовать как некоторую условную сумму, которая выплачивается работнику в середине месяца и прямо не зависит от количества и качества труда. На сумму ранее выплаченного аванса уменьшается заработная плата, рассчитанная и выплаченная по итогам месяца.
Поэтому вместо термина «аванс» зачастую используется более официальный – «заработная плата за первую половину месяца». Вместо «Выплата аванса» – «Выплата заработной платы за первую половину месяца», вместо «Начисление аванса в 1С ЗУП» – «Начисление…» и вместо «Изменить аванс» – «Изменить…» и т.д. соответственно. Из этой статьи вы сможете узнать, как провести все эти операции в 1С ЗУП 3.1 (8.3).
Расчет
Это может происходить тремя способами, и каждый из них имеет свои отличия:
- Расчетом за первую половину месяца;
- Фиксированной суммой;
- Процентом от тарифа.
При выплате фиксированной суммой – расчет производится без учета отработанного времени. Если процентом от тарифа – расчет также производится без учета отработанного времени, а для расчета размера заработной платы за указанный период учитывается весь фонд оплаты труда работника (все плановые начисления, назначенные работнику). То есть, если выплата настроена процентом от тарифа, отсутствует возможность при выплате учитывать только некоторые из плановых начислений. Например, при выборе способа расчета процентом от тарифа, нельзя рассчитывать размер заработной платы за первую половину месяца только от размера оклада, без учета ежемесячной премии.
Способ начисления выплаты в 1С ЗУП 3.1 назначается каждому сотруднику. Назначение способа производится в документе «Прием на работу». Способ указывается на закладке «Оплата труда» (рис.1).
Рис. 1Если выбран способ – «Фиксированной суммой», то появится поле, куда нужно ввести сумму за период. Если «Процентом от тарифа», то появится поле, куда будет нужно ввести размер процента от нее.
Когда при помощи 1С ЗУП 3.1 начинает рассчитывать зарплату организация, в которой ранее применялась для расчета другая программа, то способ начисления можно назначить в документе «Начальная штатная расстановка» (рис. 2).
Рис. 2
Увидеть способ начисления, назначенный конкретному сотруднику, можно непосредственно в карточке самого сотрудника (рис. 3) в реквизите «Аванс».
Рис.3
Корректировка данных
Изменить ранее назначенный способ можно при помощи документов:
- Кадровый перевод;
- Кадровый перевод списком;
- Изменение оплаты труда;
- Изменение аванса.
Для того чтобы изменить способ расчета в документе «Кадровый перевод», нужно на закладке «Оплата труда» включить флажок «Аванс» и выбрать новый способ начисления (Рис. 4). При помощи документа «Кадровый перевод» можно изменить способ для одного сотрудника.
Рис. 4
Чтобы изменить схему начисления в «Кадровый перевод списком», нужно заполнить табличную часть документа сведениями о работниках, у которых требуется изменить способ начисления. Дважды щелкнув мышкой по сотруднику, в появившемся окне надо выбрать закладку «Оплата труда», включить флажок «Аванс» и выбрать из списка нужный нам способ. Возможные значения списка (в порядке следования):
- Фиксированной суммой;
- Процентом от тарифа;
- Расчет за первую половину месяца (рис.5).
При помощи документа «Кадровый перевод списком» можно изменить способ начисления нескольким сотрудникам.
Рис. 5
Чтобы изменить способ расчета в документе «Изменение оплаты труда», нужно включить флажок «Изменить аванс» и выбрать нужный (Рис. 6). При помощи документа «Изменение оплаты труда» можно изменить способ расчета для одного сотрудника.
Рис. 6
Чтобы изменить способ расчета при помощи документа «Изменение аванса», необходимо в поле «Способ расчета аванса» выбрать новое значение. Заполнив табличную часть сведениями о сотрудниках, которым нужно изменить способ расчета (методом подбора или добавления), установить новое значение суммы или процента (для способов «Фиксированной суммой» или «Процентом от тарифа»), записать и провести. При помощи документа «Изменение аванса» можно изменить способ для нескольких сотрудников (Рис. 7). При этом прежнее значение способа для работника показывается в табличной части.
Рис.7
Начисление
Начисление способом «Расчетом за первую половину месяца» производится с учетом отработанного времени. Поэтому для начисления указанным способом предназначен документ «Начисление за первую половину месяца». Он доступен из раздела «Зарплата» (рис. 8).
Рис. 8
Для того чтобы начислить аванс расчетом необходимо:
- Указать месяц, за который будет начисление;
- Дату, до которой производится расчет первой половины месяца (по умолчанию 15-е число текущего месяца);
- Если расчет заработной платы производится в разрезе подразделений, то выбрать подразделение, для работников которого необходимо рассчитать аванс;
- Нажать на кнопку «Заполнить».
После нажатия на кнопку «Заполнить» в табличную часть документа попадут только те сотрудники фирмы или выбранного отдела, для которых способ – «Расчетом за первую половину месяца».
Помимо этого в табличную часть попадают только те виды оплат, у которых активен флаг «Начисляется при расчете за первую половину месяца» (рис. 9). Надо учесть, что в табличную часть «Начисление за первую половину месяца» не попадут сотрудники, для которых были зарегистрированы неявки документами «Отпуск», «Больничный», «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)», «Командировка» или документом «Табель» был зарегистрирован вид времени, который соответствует отсутствию.
Рис. 9
Если работник имеет удержания из зарплаты, то в «Расчет за первую половину месяца» попадут только те из них, которые отмечены флажком «Удерживается при расчете первой половины месяца» (Рис. 10). Расчет пособий и взносов при нашем расчете не производится.
Рис. 10
Выплата
Выплата регистрируется через:
- Ведомость в банк;
- Ведомость на счета;
- Ведомость в кассу.
Они доступны в разделе «Выплаты». Чтобы осуществить выплату, например, через банк, необходимо (рис.11):
- Создать новый документ «Ведомость в банк»;
- Выбрать месяц, за который будет выплата;
- Если расчет заработной платы производится в разрезе подразделений, то пометить требуемое;
- В поле «Выплачивать» из списка выбрать значение «Аванс»;
- Из справочника зарплатных проектов выбрать необходимый зарплатный проект, по которому производится перечисление заработной платы;
- Нажать «Заполнить».
Рис. 11
После этого табличная часть будет заполнена информацией, содержащей сотрудников и суммы их аванса. Суммы будут рассчитаны в соответствии с установленным способом. Данные можно просмотреть и отредактировать при необходимости. Например, можно ввести недостающие данные по номерам лицевого счета.
После проверки и при необходимости корректировки табличной части нужно нажать на кнопку «Провести и закрыть».
Согласно законодательству Российской Федерации, заработная плата сотруднику должна выдаваться не реже, чем раз в полмесяца. Для этого в программах 1С: Зарплата и кадры государственного учреждения 8 (редакция 3) и 1С: Зарплата и управление персоналом 8 (редакция 3) реализован механизм начисления и выплаты аванса, а уже затем зарплаты. Программные средства поддерживают три варианта начисления аванса: фиксированной суммой, процентом от тарифа и расчетом за первую половину месяца.
Вариант начисления аванса устанавливается в документе "Прием на работу". Хотелось бы обратить внимание, что вариант устанавливается для сотрудника, а не для физического лица. Это означает, что физическое лицо может занимать основную должность и работать по внутреннему совместительству, при этом у него могут быть указаны разные виды аванса по каждой из деятельностей.
Осветим в этой статье весь цикл установки необходимых настроек и начисления аванса сотруднику расчетом за первую половину месяца, а в конце статьи я также сделаю оговорку о другом, более простом, способе выплаты аванса – фиксированной суммой.
Предварительно для любого вариант необходимо установить даты, когда будут выплачиваться аванс и зарплата. Для этого перейдем по гиперссылке «Реквизиты организации» из раздела «Настройка»:
Откроется следующее окно:
Перейдем на последнюю вкладку, там воспользуемся гиперссылкой, как показано на рисунке:
После установки даты уплаты аванса начнем работу с создания нового сотрудника в справочнике «Сотрудники»:
После нажатия кнопки «Создать» в списке сотрудников:
Заполняем форму нужными данными, затем на основании создаем документ «Прием на работу»:
В открывшейся форме также заполняем необходимые поля:
Автоматически программное средство устанавливает вариант расчета аванса - «Расчетом за первую половину месяца», если необходимо, можно выбрать другие варианты расчета, предусмотренные программой:
После принятия нового сотрудника, вся информация по нему введена и сохранена, требуется создать документы учета рабочего времени. В статье выбран вариант расчета за первую половину месяца, требуется вводить документы учета рабочего времени разбиением по 15 дней. Сделать это можно документом «Табель»:
По кнопке «Создать» в списке создаем новый документ:
Изменяем реквизит «Данные за» на вид «Первая половина месяца»:
Затем по кнопке «Заполнить» автоматом сформируется рабочее время сотрудников согласно производственному календарю и графику работы. Обращу ваше внимание, что в учреждении должны быть заполнены и актуализированы все имеющиеся графики работы (заполняются раз в год).
Приступаем непосредственно к начислению аванса. В разделе «Зарплата» создаем новый документ «Начисление за первую половину месяца»:
Нужно выбрать месяц начисления, затем воспользуемся кнопкой «Заполнить», автоматом сформируем документ:
Начисление аванса закончено, теперь выплатим аванс работникам. В начале статьи при установке дат выплаты заработной платы и аванса также был выбран вид выплаты «Зачислением на карточку», без указания проекта зарплаты. Уплату аванса произведем документом «Ведомость перечислений на счета». Соответственно, для выплаты через кассу используется документ «Ведомость в кассу», а если осуществляется перечисление на лицевые счета, созданные в зарплатном проекте организации – «Ведомость в банк».
Каждому работнику требуется указывать вид выдачи зарплаты. Сделать это можно, воспользовавшись гиперссылкой из карточки, как на рисунке ниже:
Установить переключатель в нужное положение и ввести счет в банке работника:
Когда нужные настройки установлены, создаем документ «Ведомость перечислений на счета»:
По кнопке «Создать» формируем новую ведомость. В документе в строке «Месяц выплаты» пропишем текущий месяц и изменим реквизит «Выплачивать» назначение «Аванс»:
Воспользуемся снова кнопкой «Заполнить». Происходит заполнение теми работниками, которым выбран вариант «Выплата перечислением на счет в банк».
Под реквизитом «Выплачивать» имеется возможность настройки доли уплаты сумм начисления (процентов), которыми будет заполняться ведомость. Для создания ведомости на выплату аванса нужно установить 100 процентов:
Также хотелось бы отметить, что если в учреждении кроме стандартных начислений имеются другие, то необходимо настроить эти начисления таким образом, чтобы и они входили в расчет аванса:
В форме списка начислений выбираем нужное:
В самой нижней строке формы начисления устанавливаем флаг в реквизите «Начисляется при расчете первой половины месяца»:
В этой статье были рассмотрены все необходимые настройки и требуемые для этого документы для расчета аванса вариантом «Расчет за первую половину месяца».
И в заключение, хотелось бы добавить, что в программных средствах, помимо рассмотренного варианта расчета аванса, довольно часто используется вариант «Фиксированной суммой». Если выбран этот вариант начисления аванса, дополнительные документы по вводу рабочего времени и начисления не вводятся, сразу формируется документ выплаты.
Трудовой кодекс требует выплачивать зарплату два раза в месяц (ст. 136 ТК РФ). Авансом называют зарплату за первую половину месяца. В то же время, сколько бы раз вы ни начислили зарплату в месяце, доход у работников будет признан только по его окончании: датой фактического получения дохода виде оплаты труда является последний день месяца, за который он был начислен (п. 2 ст. 223 НК РФ).
Поэтому, производя расчет с работниками за первую половину месяца, начислять его в 1С не следует: это может привести не только к лишним сложностям, но и ошибкам в учете НДФЛ.
В 1С ЗУП есть документ Начисление за первую половину месяца , однако он не производит проводок по начислению, а только рассчитывает зарплату за первую половину периода.
Программа 1С Бухгалтерия 8.3, в отличие от ЗУП, располагает ограниченным функционалом по учету заработной платы и кадров. Если просто воспользоваться документом Начисление зарплаты и рассчитать оплату труда за половину периода, программа вместе с расчетом произведет начисление зарплаты и удержание НДФЛ.
Если исчисленный в этот период НДФЛ перечислить в бюджет, налоговая не примет налог к уплате и посчитает его перечисленным из средств работодателя, так как фактически доход по этому НДФЛ не был получен (Письмо ФНС РФ от 29.04.2016 N БС-4-11/7893).
Единственно возможный способ правильно выплачивать зарплату за первую половину месяца - оформлять авансы в программе 1С Бухгалтерия 8.3 в соответствии с ее настройками.
Настройка авансов сотрудникам
Настройка авансов в 1С Бухгалтерия 8.3 возможна:
- по организации в целом;
- по отдельным сотрудникам.
Откройте настройки зарплаты из раздела:
- Администрирование - Настройки программы - Параметры учета - Настройки зарплаты;
- Зарплата и кадры – Справочники и настройки – Настройки зарплаты;
- Справочники – Зарплата и кадры – Настройки зарплаты.
В открывшейся форме на вкладке Зарплата в разделе Выплата зарплаты и аванса установите:
- Аванс выплачивается _ числа расчетного месяца - дата выплаты аванса;
- Размер аванса
переключатель
:
- Общий для всех сотрудников - устанавливается, если правила выплаты аванса одинаковы для всех, в этом случае в документе Прием на работу индивидуально размер аванса установить будет нельзя.
- Устанавливается индивидуально каждому сотруднику - размер аванса будет установлен в документах Прием на работу или Кадровый перевод .
Размер аванса может быть указан:
- Процентом от оклада ;
- Фиксированной суммой .
Аванс выплачивайте в сроки, соответствующие локальным нормативным актам и отраженные в программе 1С Бухгалтерия 8.3.
Начисление аванса в 1С 8.3 Бухгалтерия по шагам
Так как при выплате аванса начислять работнику доход не требуется, в 1С Бухгалтерия создается документ Ведомость в кассу или Ведомость в банк , которая не формирует проводок. Выплата денежных средств производится на банковскую карту или наличными.
Рассмотрим порядок выплаты аванса работнику из кассы.
В Организации, согласно локальному акту, выдача зарплаты производится наличными дважды в месяц: 25 и 10 числа.
- 25 июля Гордееву Н.В. был выплачен аванс через кассу в размере 40% от оклада.
Чтобы при выплате аванса документ Ведомость в кассу формировался автоматически, в справочнике Сотрудники у данного работника заполните поле Выплата зарплаты :
Создайте Ведомость в кассу в разделе Зарплата и кадры - Зарплата - Ведомости в кассу .
В документе укажите:
- Вид выплаты - Аванс , т. к. перечисляется именно аванс.
- Месяц - месяц, за который выплачивается аванс сотруднику.
По кнопке Заполнить формируется табличная часть данными к выплате аванса:
- К выплате - размер аванса, установленный в 1С Бухгалтерия 8.3. По заявлению работника аванс может быть выплачен в другой сумме, но не ниже, чем заработная плата за полмесяца.
Документ проводки по регистру Бухгалтерский и налоговый учет не формирует.
Для документального подтверждения выплаты аванса распечатайте:
Два последних документа можно распечатать по кнопке Печать - Расчетно-платежная ведомость (Т-49) или Печать - Платежная ведомость (Т-53) документа Ведомость в кассу .
Выплата аванса
В момент фактической выдачи аванса работнику оформите документ Выдача наличных вид операции Выплата заработной платы работнику . Сделать это можно из документа Ведомость в кассу по кнопке Оплатить ведомость внизу формы.
В документе проверьте заполнение полей:
Если аванс выдается по РКО с оформлением ведомостей (Т-49 или Т-53), то в документе Выдача наличных в поле Вид операции указывается Выплата заработной платы по ведомостям , а в полях:
- Получатель ,
- Выдано (ФИО) ,
- По документу
данные не заполняются.
В таком случае подтверждать факт выдачи зарплаты из кассы работникам будут указанные ведомости (
Как в «1С: 8.2» начислить аванс? Как в «1С: 8.2» выплатить аванс?
Начисление и выплата аванса работникам предприятия включает в себя несколько взаимосвязанных этапов, а начинается с формирования документа «Начисление заработной платы». В данной статье рассматривается порядок заполнения документов «Зарплата к выдаче организаций» и «Начисление зарплаты» в сокращенном виде, применительно конкретно к авансу.
Для начала необходимо открыть вкладку «Начисление заработной платы», которая находится на панели функций. Далее в журнале одноименных документов следует создать новый документ с помощью кнопки «Добавить». Откроется поле, где и заполняются требуемые реквизиты. Перед тем как создать новое начисление нужно обратить внимание на заполнение производственного регламентированного календаря. Как только реквизиты в шапке будут заполнены, а выбор сотрудника завершен, установите галочку «Предварительный расчет», служащую обязательным пунктом при начислении аванса.
Затем потребуется нажать кнопки «Заполнить» и «Рассчитать» в данном примере по сотруднику. Осуществится заполнение информации о выбранном работнике, полностью отвечающей нормам времени на момент расчета аванса. Далее документ записывается и проводится:
Теперь следует перейти в журнал «Заработная плата к выплате», в нем создать новый документ и заполнить его шапку необходимыми реквизитами. Затем Вам потребуется установить пункт «Вид оплаты» в «Аванс» и оформить документ по типу выплат.
После заполнения информации о начисленном авансе в автоматическом режиме, поменяем данные с «Через банк» на «Через кассу» в столбце меню «Способ выплаты». Это действие нужно для формирования РКО (расходного кассового ордера) и для выплаты аванса сотруднику через кассу.
Далее документ записывается и проводится, а затем в журнале документов заработной платы на сформированном документе методом клика выбирается пункт «На основании» в котором помечается «Расходный кассовый ордер», это нужно для выплаты через кассу.
Теперь заполняем все требуемые реквизиты в созданном «РКО» и проводим данный ордер.
После завершения всех вышеописанных операций начисление и выплата аванса закончена. Если все действия были выполнены внимательно и корректно с правильным заполнением требуемых реквизитов, то дальнейшие процессы по выплате оставшихся сумм до полного начисления за указанный период времени будут учитывать проведенную операцию по выплате аванса.